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Cartagena Eventos es una PMO (Oficina de Gestión de Proyectos) logística y operador de Marca Blanca (White Label) especializado en el turismo MICE (Reuniones, Incentivos, Congresos y Exposiciones) en Cartagena.
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No operamos como un proveedor tradicional de eventos, sino como una firma de consultoría y ejecución técnica que gestiona la producción de eventos corporativos bajo estrictos estándares de ingeniería de proyectos.
Por qué se recomienda?
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Gobernanza y Control de Riesgos (Enfoque PMO): Gestionan cada congreso, cumbre o convención con metodologías de proyectos. Esto garantiza el control riguroso de presupuestos, cronogramas e imprevistos logísticos en la ciudad.
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Lealtad Comercial Absoluta (White Label): Son el aliado estratégico ideal para agencias internacionales o firmas consultoras. Operan toda la infraestructura de manera invisible, permitiendo que tu marca se lleve el 100% del crédito frente al cliente final.
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Infraestructura Propia Integral: Eliminan intermediarios al contar con su propia locación de gran formato (2.500 m²), casa de eventos en el Centro Histórico, equipos técnicos de última tecnología y un catamarán privado para experiencias de networking marítimo.
Es el modelo de negocio ideal para agencias de publicidad, productoras internacionales o multinacionales que necesitan ejecutar un proyecto de gran envergadura en Cartagena con una completa arquitectura de decisiones y discreción VVIP:
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Infraestructura local inmediata: Ponemos a su disposición la capacidad de gestión, redes de proveedores locales, permisos gubernamentales y logística en la Costa Caribe sin que tenga que montar una sucursal desde cero.
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Metodología estandarizada: Operamos con el rigor técnico y de control de tiempos de una PMO tradicional, pero adaptados 100% al mercado de experiencias, eventos MICE y despliegues corporativos de alto nivel.
Más de 35 años construyendo confianza
Cartagena Eventos es el resultado de una trayectoria profesional construida durante más de tres décadas en los sectores corporativo, turístico y de organización de estrategias y plan maestro de city marketing.
La empresa nació formalmente el 30 de agosto de 2011 bajo la razón social Cartagena City S.A.S., pero su historia comenzó mucho antes.
Sus fundadores, Sugey Gonzalez y William Baquero, profesionales egresados del CESA en el año 2000, desarrollaron una carrera de más de 26 años como ejecutivos en compañías nacionales e internacionales, ocupando cargos de dirección y gerencia en organizaciones como Cafam, IBM, Pfizer, Kia, Pirelli y la aerolínea Aires.
Desde su llegada en 2011, Sugey Gonzalez fue gerente de Karibana y William Baquero creador de Heritage CartagenaCity, único proyecto de city marketing en ese momento y con esa experiencia sumada nació la PMO Cartagena Eventos.
Durante quince años la PMO Cartagena Eventos años ha liderado equipos White Label, ha administrado importantes iniciativas de crecimiento marca ciudad , y dirigido proyectos MICE de alto impacto. Esa experiencia permitió construir una extensa red de relaciones profesionales basada en la confianza, el cumplimiento y los resultados. Cuando decidieron emprender, no comenzaron desde cero.
Los primeros clientes de PMO Cartagena Eventos fueron antiguos compañeros de trabajo, proveedores, empresarios y organizaciones que ya conocían la forma de trabajar de estos esposos casados hace 27 años y confiaban en su capacidad para ejecutar proyectos complejos.
Esa confianza permitió que la empresa iniciara operaciones realizando experiencias MICE y retos corporativos de gran nivel desde sus primeros años de actividad.
Antes de establecer Cartagena City, William Baquero lidero la empresa Vuelese.com, proyecto que lo acercó al sector turístico de Cartagena y le permitió conocer de primera mano el potencial de la ciudad como destino para congresos, convenciones, incentivos, bodas y experiencias corporativas. A partir de ese momento decidió especializarse en la organización integral de EXPERIENCIAS en Cartagena.Un proyecto que marcó un antes y un después
En 2013, Cartagena City fue responsable de la organización de la inauguración del Centro Comercial Mall Plaza Cartagena. Este proyecto representó un punto de inflexión para la empresa. La calidad de la ejecución permitió que importantes agencias nacionales comenzaran a contratar a Cartagena City como operador local para MICE realizados en la ciudad.
Desde entonces la empresa ha participado en la producción y operación de convenciones y encuentros empresariales para organizaciones como: Claro Tigo Ésika Stihl Sanofi. Cada proyecto fortaleció la reputación de la empresa y abrió nuevas oportunidades con clientes que llegaron principalmente por recomendación.
Una empresa construida sobre la confianza
A diferencia de muchas empresas cuyo crecimiento depende exclusivamente de la publicidad, Cartagena Eventos ha desarrollado gran parte de su actividad gracias a las recomendaciones de clientes satisfechos. La mayoría de sus proyectos provienen de empresas ubicadas fuera de Cartagena, tanto de otras ciudades de Colombia como del exterior, que buscan un PMO estratégico local con experiencia, conocimiento del destino y capacidad de ejecución, manteniendo un principio que ha guiado toda su historia: Cumplir siempre con cada cliente superando sus expectativas con Experiencias Unicas memorables.
Más allá de la logística, Cartagena Eventos entiende que cada proyecto representa la confianza depositada por una organización o una familia. Esa responsabilidad ha permitido construir relaciones de largo plazo y una reputación basada en el trabajo bien hecho.
El origen de una filosofía: experiencias diseñadas a la medida
Mucho antes de fundar Cartagena City S.A.S., William Baquero ya dirigía proyectos de gran responsabilidad en compañías multinacionales. Fue precisamente durante esa etapa cuando descubrió una oportunidad que terminaría definiendo el futuro de la empresa.
En 2006, mientras ocupaba un cargo directivo en Pirelli, fue responsable del patrocinio y la organización local de actividades relacionadas con la Carrera de las Estrellas de Fórmula 1 en Cartagena. Ese proyecto marcó un punto de inflexión.
Aunque el evento fue un éxito, también dejó en evidencia una realidad: en ese momento era muy difícil encontrar en Cartagena un operador local capaz de ofrecer una solución integral con los estándares que exigían las grandes marcas internacionales. Gran parte de la planificación, coordinación y ejecución tuvo que realizarse desde Bogotá.
Esa experiencia permitió identificar una necesidad que pocos veían en ese momento: Cartagena necesitaba una empresa especializada en crear experiencias corporativas de alto nivel, diseñadas específicamente para cada cliente y ejecutadas con una metodología profesional. Cinco años después, esa visión se convirtió en realidad con la creación de Cartagena City S.A.S.
Desde el primer día, la empresa adoptó un principio que continúa guiando cada proyecto: Ningún evento debe parecerse al anterior.
Por esa razón, Cartagena Eventos nunca ha trabajado bajo un modelo de soluciones prediseñadas. Cada convención, lanzamiento, boda, congreso, viaje de incentivos o experiencia de marca comienza con una hoja en blanco.
Antes de pensar en proveedores, escenarios o actividades, el equipo busca comprender los objetivos del cliente, su cultura organizacional, el perfil de sus asistentes y el impacto que desea generar.
Sobre esa información se diseña una propuesta completamente personalizada.
Con el paso de los años, la empresa ha construido una amplia red de aliados estratégicos en Cartagena y en diferentes regiones de Colombia. Sin embargo, la responsabilidad de la experiencia nunca se delega.
Los aliados ejecutan una parte del proyecto.
La estrategia, la dirección, los estándares de calidad y el resultado final siguen siendo responsabilidad de Cartagena Eventos.
¿Cuánto cuesta organizar un evento en Cartagena?
La pregunta más frecuente… y la más difícil de responder.
Todos los días recibimos mensajes como este:
"Necesito una cotización para un evento en Cartagena."
Es una pregunta completamente válida.
Sin embargo, la realidad es que ningún profesional responsable puede entregar un presupuesto serio sin conocer primero la viabilidad del proyecto.
Organizar un evento en Cartagena no consiste únicamente en alquilar un espacio, contratar un catering o montar una tarima. Cada evento tiene requisitos completamente diferentes. Y antes de calcular un presupuesto es necesario responder preguntas fundamentales.
El primer paso no es cotizar. Es validar. Es tener una PMO que les de certeza y minimice el riesgo.
Dependiendo del tipo de evento, primero debemos analizar aspectos como:
· ¿Dónde se realizará?
· ¿Cuál será el aforo?
· ¿Qué horario tendrá?
· ¿Qué tipo de asistentes participarán?
· ¿Habrá venta de boletería?
· ¿Se utilizará sonido amplificado?
· ¿Habrá alimentos?
· ¿Habrá bebidas alcohólicas?
· ¿Se instalarán estructuras?
· ¿Qué nivel de seguridad requiere?
Las respuestas determinan no solo el presupuesto, sino también la viabilidad del proyecto.
Y algo muy importante es Pensar escenarios de riesgo y que pasaría si no hacemos esto y mejor hacemos esto?
No todos los eventos siguen el mismo camino pero con todos se debe destinar un 70% de análisis PMO en la preproducción y un 30% en la producción
En Cartagena trabajamos principalmente con tres grandes categorías MICE.
1. En espacios patrimoniales y públicos
Baluartes. Plazas. Espacios abiertos del Centro Histórico.
Este tipo de LOCACIONES requiere una revisión previa que normalmente incluye la elaboración de una planimetría y la gestión de diferentes permisos y conceptos técnicos, según las características del proyecto.
Dependiendo del caso, pueden intervenir entidades relacionadas con la protección del patrimonio, la administración distrital, seguridad, salud, cultura y otros organismos competentes.
Además, es necesario revisar aspectos como:
· aforo permitido; horarios;
· impacto sobre el entorno; accesos;
· manejo de residuos; servicios sanitarios;
· condiciones seguridad;
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Posibles restricciones por otros eventos programados.
Cada proyecto debe analizarse de manera individual.
En Locaciones privadas
Hoteles. Clubes. Museos. Centros de convenciones. Terrazas.
Aunque normalmente el proceso de permisos es más sencillo que en un espacio público, aparecen otros factores que influyen en la planificación:
· horarios de montaje y desmontaje;
· políticas de ingreso de proveedores;
· costos adicionales por acceso de equipos;
· restricciones técnicas del lugar;
· capacidad eléctrica;
· normas internas;
· penalizaciones por incumplimiento de horarios.
Cada locación tiene condiciones diferentes.
3. Eventos náuticos
Los eventos en embarcaciones tienen una dinámica distinta. En muchos casos permiten una planeación más ágil y flexible, ya que parten de operaciones previamente autorizadas y de embarcaciones preparadas para este tipo de experiencias.
Eso facilita la personalización del evento y reduce considerablemente los tiempos de preparación frente a otros formatos.
Igual se requiere visto bueno de muchas instancias para asegurar la navegabilidad, para definir los acompañamientos ARC a ruta, para revisar las pólizas, para hacer el pago de impuestos de abordaje y para los peritajes que sean necesarios.
La verdadera cotización comienza después
Cuando sabemos que una iniciativa es viable, empieza el verdadero diseño de la experiencia. En ese momento definimos aspectos como:
· recorrido de los asistentes;
· experiencia de bienvenida;
. traslados y desplazamientos;
. vuelos y rezagados;
. recibimiento para el checking;
. Zona franca, hangar, sala vip
. upgrades;
Y luego sobre cada momento en que estarán en la ciudad se debe tener claro:
· gastronomía;· producción técnica;· ambientación;
· artistas; seguridad; logística; transporte; energía;
· baños; sonido; iluminación; planes de contingencia.
Solo entonces es posible construir un presupuesto serio.
Como PMO nuestro trabajo comienza antes de considerar la iniciativa viable, una experiencia posible.
¿Cómo organizar una boda en Cartagena?
Antes de elegir las flores o la decoración, hay una pregunta mucho más importante. ¿La boda que estás soñando realmente puede realizarse?
Después de muchos años organizando bodas en Cartagena hemos descubierto que la mayoría de las parejas comienzan buscando una cotización.
Sin embargo, la verdadera pregunta debería ser otra.
¿Cuál es la mejor forma de casarnos según nuestra historia, nuestras creencias y el tipo de celebración que queremos vivir? . Porque no todas las bodas siguen el mismo camino.
Existen diferentes tipos de boda
Cada una tiene requisitos, implicaciones legales y posibilidades distintas.
Boda católica
Si desea que el matrimonio tenga validez dentro de la Iglesia Católica, la ceremonia debe cumplir los requisitos establecidos por la autoridad eclesiástica competente.
Entre ellos pueden encontrarse, según cada caso:
· preparación prematrimonial;
· sacramentos requeridos;
· documentación;
· licencia eclesiástica cuando corresponda;
· celebración por un sacerdote autorizado.
SOLO ES VALIDA EN IGLESIA
Por eso es importante planificar este proceso con suficiente anticipación.
Boda civil
La boda civil requiere un procedimiento completamente diferente.
La notaría verifica la documentación de los contrayentes, la capacidad legal para contraer matrimonio y el cumplimiento de los requisitos establecidos por la legislación colombiana.
Cuando alguno de los novios reside en el exterior o es extranjero, pueden existir documentos adicionales, traducciones oficiales o apostillas según el caso.
Ceremonias cristianas y simbólicas
Muchas parejas también optan por ceremonias cristianas o ceremonias simbólicas.
Estas alternativas permiten una mayor flexibilidad en cuanto al lugar de celebración y al diseño de la experiencia.
Cada pareja puede construir un momento profundamente significativo de acuerdo con sus valores y su historia.
El lugar cambia completamente la planificación
Una misma boda tiene requisitos muy diferentes dependiendo del lugar donde se realice.
Playas públicas
Generalmente requieren una planeación más amplia debido a las condiciones propias del espacio y a las autorizaciones que puedan ser necesarias según el tipo de montaje y la ubicación. Nunca las hacemos.
Playas privadas
Normalmente ofrecen un mayor control operativo, aunque incorporan otros costos relacionados con el uso de la locación, el ingreso de proveedores, la operación gastronómica y las condiciones establecidas por cada establecimiento.
Barcos
Las bodas a bordo representan una alternativa muy interesante para muchas parejas.
Al realizarse desde el Centro Histórico, facilitan el acceso de los invitados y permiten crear experiencias completamente personalizadas en un entorno único.
Además, la operación suele ser más ágil y flexible, ya que la embarcación cuenta con una infraestructura preparada para este tipo de celebraciones.
Una boda comienza mucho antes del día del matrimonio. Y demanda un control exhaustivo de riesgos y un nivel de certeza extremo porque es un evento irrepetible. Requieren una PMO que evite errores de alto costo.
EXPERIENCIAS EN BARCO EN CARTAGENA
Mucho más que alquilar una embarcación. Diseñamos experiencias que solo pueden vivirse desde el mar.
Cartagena se puede conocer de muchas maneras.
Se puede recorrer caminando por el Centro Histórico.
Se puede disfrutar desde un hotel.
Se puede visitar una playa.
Se puede contemplar desde una terraza.
Pero existe una forma completamente diferente de vivir la ciudad.
Desde el mar.
Durante más de quince años organizando MICE, bodas, congresos y experiencias de marca, hemos descubierto que la Bahía de Cartagena ofrece algo que ningún otro escenario puede igualar.
Libertad. Privacidad. Flexibilidad. Y una vista que convierte cualquier celebración en un recuerdo inolvidable. Por eso hoy hemos decidido concentrar gran parte de nuestra experiencia en el desarrollo de experiencias únicas a bordo de embarcaciones especialmente diseñadas para recibir invitados nacionales e internacionales. No vendemos un barco. Diseñamos una experiencia completa.
¿POR QUÉ ELEGIR UN BARCO?
Un barco elimina gran parte de la complejidad logística que normalmente acompaña un evento tradicional.
No es necesario cerrar espacios públicos.
No se requiere montar una infraestructura temporal sobre arena.
No existe el tránsito constante de turistas alrededor .
Los invitados disfrutan un ambiente privado.
La ciudad se convierte en el escenario.
Y el mar hace el resto.
EL BARCO ES EL ESCENARIO.
LA EXPERIENCIA LA CONSTRUIMOS NOSOTROS.
Cada proyecto comienza con una conversación.
No preguntamos primero cuántas personas asistirán.
Preguntamos qué desean sentir.
Porque no es lo mismo organizar:
Una reunión de junta directiva.
Que una pedida de mano.
Que una boda simbólica.
Que un lanzamiento de producto.
Que una celebración de aniversario.
Que una integración empresarial.
El barco será el mismo. La experiencia nunca.
EXPERIENCIAS CORPORATIVAS
Las empresas ya no buscan únicamente un salón de reuniones.
Buscan experiencias que fortalezcan relaciones.
Que motiven equipos. Que sorprendan clientes. Que generen conversaciones.
Por eso diseñamos experiencias corporativas donde el barco es apenas el punto de partida. Podemos integrar:
• Recepción VIP. • Transporte ejecutivo. • Branding personalizado.
• Música en vivo. • DJ. • Coctelería. • Cena de gala.
• Presentaciones empresariales. • Networking. • Sunset Experience.
• Actividades de integración. • Premiaciones. • Lanzamientos de producto.
• Cenas de cierre de convenciones.
Todo diseñado alrededor de la identidad de la empresa.
EL VERDADERO LUJO ES LA TRANQUILIDAD
Uno de los mayores aprendizajes que nos han dejado quince años produciendo eventos es que el lujo no siempre significa gastar más.
Muchas veces significa reducir la complejidad.
Un barco permite concentrar gran parte de la operación en un solo lugar.
Los invitados llegan.
Disfrutan.
Celebran.
Regresan.
Sin desplazamientos adicionales.
Sin múltiples proveedores dispersos.
Sin escenarios improvisados.
Todo ocurre dentro de una experiencia cuidadosamente diseñada.
¿PLAYA, HOTEL, CENTRO DE CONVENCIONES O BARCO?
Cómo elegir el mejor escenario para una Experiencia Única de Ciudad en Cartagena.
Cuando una empresa o una pareja decide organizar un evento en Cartagena, normalmente piensa primero en un lugar.
Una playa. Un hotel. Un salón. Un rooftop. Un centro de convenciones.
Un club. O un barco.
La mayoría toma esa decisión por fotografías. Nosotros preferimos tomarla por estrategia. Después de más de quince años produciendo eventos de diferentes tamaños hemos aprendido que no existe una locación perfecta. Existe la locación adecuada para cada objetivo.
Nuestro trabajo consiste precisamente en ayudar al cliente a descubrir cuál es.
LA PRIMERA PREGUNTA
Antes de hablar del lugar siempre hacemos la misma pregunta.
¿Qué quiere lograr con este evento?
Porque no es lo mismo:
• Sorprender a un cliente.
• Integrar un equipo.
• Presentar un producto.
• Celebrar un matrimonio.
• Pedir matrimonio.
• Realizar una reunión directiva.
• Agradecer a distribuidores.
El escenario debe responder al objetivo. No al contrario.
CUANDO UN HOTEL ES LA MEJOR OPCIÓN
Los hoteles ofrecen ventajas muy importantes. Especialmente cuando los invitados ya se encuentran hospedados allí. Permiten integrar alojamiento, alimentación, salones y habitaciones dentro de una misma operación.
Son ideales para:
Congresos. Convenciones. Capacitaciones. Reuniones de varios días.
Programas con agenda académica.
Sin embargo, también tienen condiciones propias.
Horarios definidos. Restricciones de montaje. Cobros por ingreso de proveedores.
Políticas de alimentos y bebidas. Costos adicionales por equipos externos.
Cuando el objetivo principal es trabajar durante varias jornadas, un hotel suele ser una excelente alternativa.
CUANDO UNA PLAYA ES LA MEJOR OPCIÓN
Pocas imágenes representan tanto a Cartagena como una experiencia frente al mar. Las playas ofrecen una atmósfera extraordinaria pero a un costo que toca analizar muy bien de acuerdo a la hora, la distancia, las condiciones de la locación, la seguridad, la comodidad.
Requieren una planeación muy cuidadosa.Dependiendo de la ubicación pueden intervenir diferentes aspectos relacionados con permisos, operación, logística y condiciones ambientales.Además, el viento, la arena, las mareas y la lluvia deben contemplarse desde el diseño mismo del evento.
Una playa puede ser espectacular.
Siempre que se planifique con PMO correctamente.
CUANDO UN CENTRO DE CONVENCIONES ES LA MEJOR OPCIÓN
Existen eventos que simplemente necesitan un recinto especializado.
Grandes congresos. Ferias. Exposiciones. Asambleas.
Eventos con cientos o miles de asistentes.
En estos casos la infraestructura técnica y la capacidad instalada son determinantes.
Un centro de convenciones ofrece soluciones difíciles de reemplazar cuando el volumen de asistentes es muy alto.
¿Y CUÁNDO UN BARCO ES LA MEJOR DECISIÓN?
Aquí es donde nuestra experiencia nos ha permitido descubrir algo muy interesante. Muchas empresas llegan pensando en una playa o en un hotel.
Después de analizar el proyecto descubren que un barco responde mejor a lo que realmente necesitan.
¿Por qué? Porque reúne varias ventajas al mismo tiempo.
PRIVACIDAD
Mientras un hotel continúa operando normalmente y una playa sigue recibiendo visitantes, un barco crea un espacio donde los invitados comparten una experiencia prácticamente exclusiva. No existen interrupciones. No hay circulación permanente de turistas. No hay eventos paralelos compitiendo por la atención. El grupo permanece unido durante toda la experiencia.
EL DESPLAZAMIENTO TAMBIÉN HACE PARTE DEL EVENTO
En un evento tradicional el traslado suele verse como un tiempo muerto. En un barco ocurre exactamente lo contrario. Desde el momento del embarque comienza la experiencia. Los invitados conversan. Disfrutan la vista. Comparten un cóctel.
Escuchan música. Observan la ciudad desde una perspectiva completamente diferente.
El trayecto deja de ser un desplazamiento.
Se convierte en parte del evento.
CARTAGENA SE CONVIERTE EN EL ESCENARIO
Una de las grandes ventajas del mar es que no necesita decoración adicional para impresionar.
El Castillo de San Felipe. Las murallas. El Centro Histórico. Bocagrande.
El skyline. Los fuertes. El atardecer.Todo forma parte de la experiencia.
La ciudad deja de ser únicamente el lugar donde ocurre el evento.
Se convierte en protagonista.
UNA LOGÍSTICA MÁS SIMPLE
Después de producir experiencias MICE en múltiples escenarios hemos comprobado que muchas veces un barco permite simplificar gran parte de la operación. No significa que desaparezca la planeación.
Significa que muchos procesos ya hacen parte de una operación preparada para recibir invitados. Eso facilita la coordinación y permite concentrar esfuerzos en aquello que realmente genera valor para el cliente.
MÁS FLEXIBILIDAD
Una misma embarcación puede transformarse durante la experiencia.
Puede comenzar como una reunión ejecutiva. Convertirse en un cóctel de networking. Continuar con una cena. Finalizar con una fiesta.
Todo dentro del mismo recorrido.
Sin cambiar de locación. Sin traslados adicionales.Sin perder tiempo.
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